Os advogados ainda necessitam acessar os autos antigos e a Ordem gaúcha vem reiterando esta demanda. Todos os processos da Justiça Estadual de 1º Grau, após definitivamente encerrados, são enviados para um único local, o Arquivo Judicial Centralizado do Estado.

Atualmente, mais de 10 milhões de ações vindas de todo o Rio Grande do Sul estão guardadas nos quatro prédios interligados, que possuem área total de 10.000m². A estrutura está localizada na Avenida Farrapos, nº 3999. Até 18 de novembro de 2003, data de sua inauguração, as ações baixadas eram guardadas nos Foros. A centralização representou uma economia de espaço nesses prédios e permitiu uma melhor localização dos processos e documentos, por meio da informatização.

No entanto, ainda existe uma deficiência no sistema eletrônico. Para atender a demanda atual de aproximadamente 400 solicitações de desarquivamento por dia e do recolhimento de 3 mil caixas de processos por mês, trabalham no local 100 pessoas. O recolhimento dos autos para arquivamento é feito de acordo com as solicitações feitas via e-mail pelas direções dos Foros e com o número de caixas de processos que justifique o deslocamento.

O Arquivo Judicial possui um passivo de dez mil caixas para serem recolhidas no Interior e mais duas mil na Capital. Já os pedidos de desarquivamento e rearquivamento são feitos pelos cartórios via sistema do Arquivo Judicial. O trabalho de arquivamento, desarquivamento e rearquivamento é regido pelo Ato da Presidência nº 20, de 21/5/2008. OAB/RS reitera necessidade de acesso aos autos Diante da situação de dificuldade de informatização do Arquivo Judicial, a OAB/RS vistoriou o local em novembro de 2009 para conhecer as instalações, o funcionamento e os procedimentos de entrada e saída de autos.

Ciente das dificuldades e da situação de sobrecarga de demanda do Arquivo Judicial, a  Ordem gaúcha reconhece a necessidade de informatizar o acesso dos advogados e estagiários aos autos antigos, para que não haja a necessidade do desarquivamento físico dos processos. Atendendo requerimento da OAB/RS, em breve será viabilizada aos advogados e estagiários a reativação do acesso aos autos, que, na ocasião, poderão também tirar cópias autenticadas pelo próprio TJRS. Modernização A fim de aprimorar o serviço prestado, está sendo elaborado um Manual de Procedimento do setor, com a consultoria da equipe do Plano de Gestão pela Qualidade do Judiciário (PGQJ).

Também está sendo realizado um trabalho de adaptação do sistema de informática para incluir a tabela de temporalidade, instituída no ano passado para determinar até quando as ações devem permanecer em arquivo. Com isso, a informação sobre os processos arquivados vai incluir a data prevista para seu descarte. Os funcionários trabalham ainda na atualização do cadastro das ações arquivadas pela empresa que esteve responsável pelo Arquivo Judicial até agosto de 2006, com o objetivo de promover a reorganização do setor. Além disso, um grupo está avaliando, baseado na tabela de temporalidade, os processos provenientes dos Juizados Especiais, definindo quais serão descartados e preservados.

Restauração e preservação

Auxiliada por estagiários, a servidora Anelda Pereira de Oliveira, que possui formação em História e em restauração de documentos, realiza o trabalho de preservação e conservação dos processos e documentos do Arquivo Judicial. O objetivo é aumentar o trabalho preventivo, de preservação, para que a restauração seja menos necessária, até porque, com a adoção da tabela de temporalidade, todos os processos iniciados até 1980, entre outros determinados pela tabela, deverão ser preservados.


Da redação do Jornal da Ordem com informações do TJRS

Rodney Silva
Jornalista - MTB 14.759