Arquivo Judicial Centralizado do Estado busca melhoria no atendimento e na preservação de documentos

15.01.10 | Advocacia

Os advogados ainda necessitam acessar os autos antigos e a Ordem gaúcha vem reiterando esta demanda. Todos os processos da Justiça Estadual de 1º Grau, após definitivamente encerrados, são enviados para um único local, o Arquivo Judicial Centralizado do Estado.

Atualmente, mais de 10 milhões de ações vindas de todo o Rio Grande do Sul estão guardadas nos quatro prédios interligados, que possuem área total de 10.000m². A estrutura está localizada na Avenida Farrapos, nº 3999. Até 18 de novembro de 2003, data de sua inauguração, as ações baixadas eram guardadas nos Foros. A centralização representou uma economia de espaço nesses prédios e permitiu uma melhor localização dos processos e documentos, por meio da informatização.

No entanto, ainda existe uma deficiência no sistema eletrônico. Para atender a demanda atual de aproximadamente 400 solicitações de desarquivamento por dia e do recolhimento de 3 mil caixas de processos por mês, trabalham no local 100 pessoas. O recolhimento dos autos para arquivamento é feito de acordo com as solicitações feitas via e-mail pelas direções dos Foros e com o número de caixas de processos que justifique o deslocamento.

O Arquivo Judicial possui um passivo de dez mil caixas para serem recolhidas no Interior e mais duas mil na Capital. Já os pedidos de desarquivamento e rearquivamento são feitos pelos cartórios via sistema do Arquivo Judicial. O trabalho de arquivamento, desarquivamento e rearquivamento é regido pelo Ato da Presidência nº 20, de 21/5/2008. OAB/RS reitera necessidade de acesso aos autos Diante da situação de dificuldade de informatização do Arquivo Judicial, a OAB/RS vistoriou o local em novembro de 2009 para conhecer as instalações, o funcionamento e os procedimentos de entrada e saída de autos.

Ciente das dificuldades e da situação de sobrecarga de demanda do Arquivo Judicial, a  Ordem gaúcha reconhece a necessidade de informatizar o acesso dos advogados e estagiários aos autos antigos, para que não haja a necessidade do desarquivamento físico dos processos. Atendendo requerimento da OAB/RS, em breve será viabilizada aos advogados e estagiários a reativação do acesso aos autos, que, na ocasião, poderão também tirar cópias autenticadas pelo próprio TJRS. Modernização A fim de aprimorar o serviço prestado, está sendo elaborado um Manual de Procedimento do setor, com a consultoria da equipe do Plano de Gestão pela Qualidade do Judiciário (PGQJ).

Também está sendo realizado um trabalho de adaptação do sistema de informática para incluir a tabela de temporalidade, instituída no ano passado para determinar até quando as ações devem permanecer em arquivo. Com isso, a informação sobre os processos arquivados vai incluir a data prevista para seu descarte. Os funcionários trabalham ainda na atualização do cadastro das ações arquivadas pela empresa que esteve responsável pelo Arquivo Judicial até agosto de 2006, com o objetivo de promover a reorganização do setor. Além disso, um grupo está avaliando, baseado na tabela de temporalidade, os processos provenientes dos Juizados Especiais, definindo quais serão descartados e preservados.

Restauração e preservação

Auxiliada por estagiários, a servidora Anelda Pereira de Oliveira, que possui formação em História e em restauração de documentos, realiza o trabalho de preservação e conservação dos processos e documentos do Arquivo Judicial. O objetivo é aumentar o trabalho preventivo, de preservação, para que a restauração seja menos necessária, até porque, com a adoção da tabela de temporalidade, todos os processos iniciados até 1980, entre outros determinados pela tabela, deverão ser preservados.


Da redação do Jornal da Ordem com informações do TJRS